Jak zatrudnić osobę niepełnosprawną? Jakie są wymogi zatrudniania niepełnosprawnych? Jak uzyskać status zakładu pracy chronionej? Z takimi pytaniami zwracają się do nas przedsiębiorcy, pracodawcy, którzy chcą skorzystać z oferowanych przez państwo preferencji przy zatrudnianiu osób z niepełnosprawnościami, ale obawiają się czy będą w stanie spełnić wszystkie warunki. Chodzi nie tylko o aspekty związane z organizacją pracy, ale i rozliczeniowo-kadrowe, w tym podatkowe.
Spis treści:
I. Dedykowana ustawa i Kodeks pracy
II. Zatrudnianie niepełnosprawnych – korzyści dla pracodawców i warunki ich uzyskania
1. Zwolnienie z PFRON
2. Dofinansowanie wynagrodzeń z PFRON
3. Zwrot kosztów adaptacji pomieszczeń i zakupu urządzeń
4. Zwrot kosztów pracowników wspomagających osoby niepełnosprawne
III. Jak zatrudnić osobę niepełnosprawną?
IV. Pracownik, który stał się niepełnosprawny w okresie zatrudnienia
V. Stopnie niepełnosprawności
VI. Orzeczenie o stopniu niepełnosprawności
VII. Podstawowe obowiązki pracodawcy
VIII. Uprawnienia niepełnosprawnego pracownika, co musi zapewnić pracodawca?
IX. Jak uzyskać status zakładu pracy chronionej?
X. Podatki, ZUS, i inne obowiązki kadrowe
XI. Podsumowanie
I. Dedykowana ustawa i Kodeks pracy
Kwestie związane z zatrudnianiem osób niepełnosprawnych reguluje Ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Odpowiednie zastosowanie mają też przepisy Kodeksu pracy. Tworzenie stanowisk pracy dla niepełnosprawnych daje pracodawcom wiele korzyści, takich jak refundacja kosztów ich stworzenia, dofinansowania związane z rehabilitacją zawodową, czy zwroty kosztów modernizacji obiektów, ale wiąże się również z koniecznością spełnienia określonych prawem wymogów.
II. Zatrudnianie niepełnosprawnych – korzyści dla pracodawców i warunki ich uzyskania
1. Zwolnienie z PFRON
Każdy przedsiębiorca zatrudniający co najmniej 25 osób w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, nieosiągający 6% wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych jest zobowiązany do comiesięcznych wpłat na PFRON. Może więc zwolnić się z obowiązku uiszczania tych wpłat, jeśli zatrudni co najmniej 2 osoby niepełnosprawne (6% z 25 = 1,5). Jeśli zatrudnia 20 osób na pełen etat i 10 na pół etatu, co również daje wymiar 25 osób w pełnym czasie pracy, to 6% próg zwolnienia z PFRON zapewni zatrudnienie 1 osoby niepełnosprawnej w pełnym wymiarze czasu pracy i 1 w niepełnym.
Pracodawcy, którzy osiągną ww. 6% wskaźnik, zobowiązani są składać Zarządowi PFRON:
a) informacje miesięczne o zatrudnieniu osób niepełnosprawnych, o zatrudnieniu i kształceniu osób niepełnosprawnych lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych – do 20. dnia miesiąca następnego (oraz informacje roczne – do dnia 20 stycznia roku następującego po roku, którego dotyczy ta informacja);
b) informacje ewidencyjne zgłoszeniowe lub informacje aktualizacyjne – do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym stali się podmiotami zobowiązanymi do składania miesięcznych informacji, o których mowa w pkt a), a nie podlegali zgłoszeniu w informacji ewidencyjnej zgłoszeniowej ani zgłoszeniowej deklaracji ewidencyjnej wpłat na PFRON, lub dane we wcześniejszych tych informacjach uległy zmianie.
2. Dofinansowanie wynagrodzeń z PFRON
Po spełnieniu określonych w Ustawie wymogów, pracodawca może (wg stawek obowiązujących w 2024 roku) uzyskać z PFRON miesięczne dofinansowanie do wynagrodzenia pracownika niepełnosprawnego w wysokości:
a) 2400 zł – w przypadku znacznego stopnia niepełnosprawności pracownika;
b) 1350 zł – w przypadku umiarkowanego stopnia niepełnosprawności pracownika;
c) 500 zł – w przypadku lekkiego stopnia niepełnosprawności pracownika.
Dodatkowo, jeśli dofinansowanie dotyczy pracownika ze schorzeniem szczególnym, czyli orzeczoną chorobą psychiczną, upośledzeniem umysłowym, całościowym zaburzeniem rozwojowym lub epilepsją, i/lub niewidomego, to powyższe kwoty zwiększa się odpowiednio o:
a) 1200 zł,
b) 900 zł,
c) 600 zł.
Kwota miesięcznego dofinansowania nie może jednak przekroczyć 90% faktycznie poniesionych miesięcznych kosztów płacy, a w przypadku pracodawcy wykonującego działalność gospodarczą w rozumieniu przepisów o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej – 75% tych kosztów.
3. Zwrot kosztów adaptacji pomieszczeń i zakupu urządzeń
Stosownie do art. 26 Ustawy, pracodawca, który przez okres co najmniej 36 miesięcy zatrudni osoby niepełnosprawne: a) bezrobotne lub poszukujące pracy niepozostające w zatrudnieniu, i/lub b) pozostające w zatrudnieniu u niego, z wyjątkiem przypadków, gdy przyczyną powstania niepełnosprawności w okresie zatrudnienia u tego pracodawcy było zawinione przez niego lub przez pracownika naruszenie przepisów, w tym przepisów prawa pracy, może starać się z PFRON o zwrot kosztów:
– adaptacji pomieszczeń zakładu pracy do potrzeb osób niepełnosprawnych,
– adaptacji lub nabycia urządzeń ułatwiających osobie niepełnosprawnej wykonywanie pracy lub funkcjonowanie w zakładzie pracy,
– zakupu i autoryzacji oprogramowania na użytek pracowników niepełnosprawnych oraz urządzeń technologii wspomagających,
– rozpoznania przez służby medycyny pracy ww. potrzeb zakupów, autoryzacji i adaptacji.
Maksymalnie pracodawca może uzyskać zwrot w wysokości dwudziestokrotnego przeciętnego wynagrodzenia za każde przystosowane stanowisko pracy. Co ważne, zwrotowi podlegają wyłącznie koszty poniesione przez pracodawcą przed dniem podpisania ze starostą umowy o zwrot (w przypadku gdy pracodawcą jest starosta, umowy zawiera Prezes Zarządu PFRON). Dodatkowo, kwota zwrotu kosztów poniesionych w związku z rozpoznaniem potrzeb osób niepełnosprawnych nie może przekraczać 15% kosztów związanych z przystosowaniem tworzonych lub istniejących stanowisk pracy do potrzeb osób niepełnosprawnych. Opinię warunkującą zwrot, na temat przystosowania lub o spełnieniu wymogów BHP, wydaje Państwowa Inspekcja Pracy.
4. Zwrot kosztów pracowników wspomagających osoby niepełnosprawne
Pracodawca może również ubiegać się z PFRON o zwrot miesięcznych kosztów zatrudnienia pracowników pomagających pracownikowi niepełnosprawnemu w pracy (w wysokości iloczynu kwoty najniższego wynagrodzenia i ilorazu liczby godzin w miesiącu przeznaczonych wyłącznie na pomoc pracownikowi niepełnosprawnemu i miesięcznej liczby godzin pracy pracownika niepełnosprawnego w miesiącu), a także kosztów szkolenia tych pracowników (w wysokości 100% kosztów szkolenia, nie więcej jednak niż równowartość kwoty najniższego wynagrodzenia).
Liczba godzin przeznaczonych wyłącznie na pomoc pracownikowi niepełnosprawnemu nie może przekraczać liczby godzin odpowiadającej 20% liczby godzin pracy pracownika w miesiącu.
III. Jak zatrudnić osobę niepełnosprawną?
Pracodawcy muszą pamiętać, że już na etapie rekrutacji, organizacji stażu, zobowiązani są do przestrzegania zasady niedyskryminacji i stworzenia osobom z orzeczeniem o stopniu niepełnosprawności warunków podobnych do tych oferowanych osobom bez takiego orzeczenia. Zgodnie bowiem z art. 183a § 1 Kodeksu pracy, pracownicy powinni być równo traktowani także w zakresie nawiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, w szczególności bez względu na niepełnosprawność. Jak wynika m.in. z wyroku Sądu Najwyższego z 6 października 2021 r., przykładem naruszenia zasady niedyskryminacji jest niezatrudnienie kandydata ze względu na jego chorobę, pomimo że dostarczył on orzeczenie lekarskie, które stanowi o braku przeciwskazań do wykonywania pracy na danym stanowisku.
IV. Pracownik, który stał się niepełnosprawny w okresie zatrudnienia
Poza procesem rekrutacji na wolne stanowisko, pracownik może stać się osobą niepełnosprawną także już po jego zatrudnieniu, także w wyniku wypadku przy pracy lub choroby zawodowej (niepełnosprawność może nastąpić w wyniku schorzeń nabytych poza pracą). Jeśli utracił on zdolność do wykonywania pracy na dotychczasowym stanowisku, pracodawca zobligowany jest zorganizować odpowiednie stanowisko pracy z zapewnieniem dostępności podstawowego zaplecza socjalnego, nie później niż w okresie trzech miesięcy od daty zgłoszenia przez tę osobę gotowości przystąpienia do pracy. W przeciwnym razie, w dniu rozwiązania z nią stosunku pracy pracodawca będzie zobowiązany do wpłaty na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON) w wysokości 15-krotnego przeciętnego wynagrodzenia za pracownika. Pracodawca zwolniony jest z tego obowiązku, jeśli wykaże, że wyłączną przyczyną wypadku przy pracy było naruszenie przepisów BHP przez pracownika z jego winy lub jego stanu nietrzeźwości (w praktyce pracodawcy nie muszą tego robić, bo taki pracownik zostaje wcześniej zwolniony dyscyplinarnie). Na zgłoszenie gotowości pracownik ma miesiąc, liczony od dnia, w którym uznano go za osobę niepełnosprawną.
V. Stopnie niepełnosprawności
Istotny jest stopień niepełnosprawności, który może także ulec zmianie w trakcie trwania stosunku pracy. Różnicuje on zarówno zakres obowiązków, jak i korzyści pracodawcy związanych z zatrudnianiem osób niepełnosprawnych. Im wyższy, tym większe benefity dla zatrudniającego, ale i szerszy zakres dodatkowych uprawnień zatrudnionego, o czym pracodawcy również muszą pamiętać. Dlatego w pierwszej kolejności przedsiębiorcy powinni ocenić i ustalić, dla osób o jakim stopniu niepełnosprawności są w stanie stworzyć warunki pracy. Nie tylko by móc czerpać odpowiednio wyższe korzyści, ale i by nie narazić się na sankcje związane z niedochowaniem tych warunków.
Opis stopni niepełnosprawności zawiera art. 4 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (dalej: Ustawa). Do lekkiego stopnia niepełnosprawności zalicza się osobę o naruszonej sprawności organizmu, powodującej w sposób istotny obniżenie zdolności do wykonywania pracy, w porównaniu do zdolności, jaką wykazuje osoba o podobnych kwalifikacjach zawodowych z pełną sprawnością psychiczną i fizyczną, lub mająca ograniczenia w pełnieniu ról społecznych dające się kompensować przy pomocy wyposażenia w przedmioty ortopedyczne, środki pomocnicze lub środki techniczne. Do umiarkowanego – osobę z naruszoną sprawnością organizmu, niezdolną do pracy albo zdolną do pracy jedynie w warunkach pracy chronionej lub wymagającą czasowej albo częściowej pomocy innych osób w celu pełnienia ról społecznych. Do znacznego – osobę z naruszoną sprawnością organizmu, niezdolną do pracy albo zdolną do pracy jedynie w warunkach pracy chronionej i wymagającą, w celu pełnienia ról społecznych, stałej lub długotrwałej opieki i pomocy innych osób w związku z niezdolnością do samodzielnej egzystencji.
Zaliczenie do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności nie wyklucza możliwości zatrudniania u pracodawcy niezapewniającego warunków pracy chronionej, jeśli pracodawca przystosuje stanowisko pracy do potrzeb osoby niepełnosprawnej, lub gdy chodzi o wykonywanie pracy zdalnej. Ocena co do spełnienia warunków przystosowania stanowiska należy do Państwowej Inspekcji Pracy.
VI. Orzeczenie o stopniu niepełnosprawności
Co istotne, orzeczenie o stopniu niepełnosprawności zobligowany jest dostarczyć pracownik. Jeśli więc takiego orzeczenia nie posiada, nie może domagać się od pracodawcy spełniania wobec niego wymogów związanych z określonym stopniem niepełnosprawności. A te ustalają powiatowe (w pierwszej instancji) i wojewódzkie (w drugiej) zespoły ds. orzekania o niepełnosprawności. (już na etapie zatrudnienia pracodawca widzi po otrzymanych kwestionariusz czy on jest niepełnosprawny, jak cos to poprawić kwestionariusz, jeśli nie dostanie orzeczenie to musi poprawić kwestionariusz – bo porządek w papierach musi być po stronie pracodawcy).
VII. Podstawowe obowiązki pracodawcy
Podstawowym obowiązkiem pracodawcy w związku z zatrudnieniem osoby niepełnosprawnej jest zapewnienie jej niezbędnych racjonalnych usprawnień, zarówno osobie zatrudnionej, jak i uczestniczącej w procesie rekrutacji, odbywającej szkolenie, staż, przygotowanie zawodowe albo praktyki zawodowe lub absolwenckie. Usprawnienia te polegają na dokonaniu koniecznych dostosowań do szczególnych, zgłoszonych pracodawcy potrzeb wynikających z niepełnosprawności danej osoby, o ile dokonanie ich nie skutkowałoby nałożeniem na pracodawcę nieproporcjonalnie wysokich obciążeń (czyli takich, które w wystarczającym stopniu są rekompensowane ze środków publicznych). Niedokonanie niezbędnych racjonalnych usprawnień stanowi naruszenie zasady równego traktowania w zatrudnieniu (te usprawnienia ustala się w porozumieniu z lekarzem orzecznikiem oraz bhp-owcem). A zgodnie z art. 183d Kodeksu pracy, osobie, wobec której pracodawca naruszył tę zasadę, przysługuje prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę.
VIII. Uprawnienia niepełnosprawnego pracownika, co musi zapewnić pracodawca?
a) Czas pracy osoby z lekkim stopniem niepełnosprawności nie może przekraczać 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo, a ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności – 7 godzin dziennie i 35 godzin tygodniowo.
Zgodnie z art. 15 Ustawy, osoba niepełnosprawna nie może być zatrudniona w porze nocnej i godzinach nadliczbowych. Przepis ten nie ma zastosowania do osób zatrudnionych przy pilnowaniu (monitoring, ochrona mienia) oraz do tych, na których wniosek lekarz wyrazi na to zgodę. Koszt badań lekarskich obciąża pracodawcę.
Pracownik z niepełnosprawnością ma również prawo do dodatkowej, 15-minutowej przerwy w pracy, która z założenia służyć ma gimnastyce lub odpoczynkowi. Wraz z ustawową przerwą (łącznie 30 min.) wlicza się do jego czasu pracy.
b) Dodatkowe 10 dni roboczych urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym przysługuje osobie ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności (nabywa prawo do nich po raz pierwszy po przepracowaniu jednego roku po dniu zaliczenia tej osoby do jednego ze wskazanych stopni niepełnosprawności), pod warunkiem, że nie przysługuje jej urlop w wymiarze przekraczającym 26 dni lub inny dodatkowy urlop na podstawie odrębnych przepisów (jeśli ten inny dodatkowy urlop przysługuje w wymiarze krótszym niż 10 dni, wówczas uwzględnia się dodatkowy urlop 10-dniowy wskazany wcześniej).
c) Dodatkowe płatne zwolnienie od pracy przysługuje osobie ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności raz w roku na okres nie dłuższy niż 21 dni roboczych. Dodatkowe zwolnienie przysługuje także w celu wykonania badań specjalistycznych, zabiegów leczniczych lub usprawniających, a także w celu uzyskania zaopatrzenia ortopedycznego lub jego naprawy, jeżeli czynności te nie mogą być wykonane poza godzinami pracy. Łączny wymiar dodatkowego urlopu wypoczynkowego (10-dniowego) i zwolnienia od pracy nie może przekroczyć 21 dni roboczych w roku kalendarzowym.
IX. Jak uzyskać status zakładu pracy chronionej?
Przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą przez okres co najmniej 12 miesięcy, zatrudniający min. 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, może wystąpić (wniosek jest obligatoryjny) o przyznanie statusu pracodawcy prowadzącego zakład pracy chronionej, jeżeli przez co najmniej 6 miesięcy:
a) osiąga wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości min. 50%, a w tym co najmniej 20% ogółu zatrudnionych stanowią osoby zaliczone do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności, albo min. 30% niewidomych lub psychicznie chorych, albo upośledzonych umysłowo zaliczonych do znacznego albo umiarkowanego stopnia niepełnosprawności albo
b) obiekty zakładu pracy spełniają wymogi BHP i uwzględniają potrzeby niepełnosprawnych, a także
c) zapewnia doraźną i specjalistyczną opiekę medyczną, poradnictwo i usługi rehabilitacyjne.
Gminy, powiaty oraz fundacje, stowarzyszenia lub inne organizacje społeczne, których statutowym zadaniem jest rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawnych, może wyodrębnić jednostkę i uzyskać dla niej status zakładu aktywności zawodowej (co najmniej 70% ogółu osób zatrudnionych w tej jednostce muszą stanowić osoby niepełnosprawne, w szczególności skierowane przez powiatowe urzędy pracy). Decyzję w sprawie przyznania statusu zakładu pracy chronionej i zakładu aktywności zawodowej wydaje wojewoda.
Co daje status zakładu pracy chronionej? Przedsiębiorca prowadzący taki zakład może otrzymać dofinansowanie w wysokości do 50% oprocentowania zaciągniętych kredytów pod warunkiem wykorzystania tych kredytów na cele związane z rehabilitacją zawodową i społeczną osób niepełnosprawnych, a także zwrot kosztów transportowych, administracyjnych oraz budowy lub przebudowy związanej z modernizacją obiektów i pomieszczeń tego zakładu. Oba wsparcia można uzyskać wyłącznie na podstawie umowy z PFRON. Po uzyskaniu statusu, przedsiębiorca zobowiązany jest utworzyć zakładowy fundusz rehabilitacji osób niepełnosprawnych. Będzie on zasilany środkami uzyskanymi ze zwolnień podatkowych, jakie będą mu przysługiwać w ramach zakładu pracy chronionej, z części zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, z zapisów i darowizn, z odsetek od środków zgromadzonych na funduszu, oraz z niezamortyzowanej części zbytych środków trwałych, nabytych wcześniej ze środków funduszu.
X. Podatki, ZUS, i inne obowiązki kadrowe
Jak już wspomnieliśmy, prowadzący zakład pracy chronionej (lub zakład aktywności zawodowej) korzysta w zakresie tego zakładu ze zwolnienia z podatków: od nieruchomości, rolnego i leśnego oraz podatku od czynności cywilnoprawnych, a także z opłat – za wyjątkiem opłat skarbowych i o charakterze sankcyjnym (m.in. opłaty eksploatacyjne określone w prawie geologicznym i górniczym, opłaty za korzystanie ze środowiska, opłaty produktowe i depozytowe w związku z gospodarowaniem odpadami).
Ale prócz rozliczeń z fiskusem, pozostają jeszcze do wypełnienia obowiązki informacyjne związane ze statusem i zmianami statusu niepełnosprawnego pracownika, także wobec ZUS (zmiana kodu zatrudnienia). Poza tym, dostarczenie przez pracownika orzeczenia o stopniu niepełnosprawności powoduje konieczność aktualizacji przekazanej mu przez wcześniej pracodawcę (przed tym orzeczeniem) informacji o warunkach zatrudnienia. Aktualizację wymusi więc także utrata przez niego orzeczonego stopnia niepełnosprawności. Zgodnie z art. 29 Kodeksu pracy, umowa o pracę określa warunki pracy, m.in.: rodzaj pracy, miejsce jej wykonywania, a także wymiar czasu pracy – a ten ulegnie zmianie odpowiednio do stopnia niepełnosprawności, o czym pisaliśmy wyżej. Pracodawca musi poinformować pracownika o zmianach w postaci papierowej lub elektronicznej niezwłocznie, nie później jednak niż w dniu, w którym taka zmiana ma zastosowanie do pracownika. Nie dotyczy to sytuacji, gdy zmiana warunków zatrudnienia wynika ze zmiany przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych, jeżeli przepisy te zostały wskazane w informacji przekazanej pracownikowi.
Zmiany warunków zatrudnienia mogą też pociągnąć za sobą konieczność poinformowania o tym ZUS i dokonania zmiany kodu tytułu ubezpieczenia wykazywanego w dokumentach ubezpieczeniowych. Pracodawca, którego pracownik poinformuje w trakcie trwania stosunku pracy o uzyskaniu stopnia niepełnoprawności, powinien skierować tego pracownika na badania kontrolne. Powiększenie, lub zmniejszenie, kadry pracowniczej o osobę niepełnosprawną może również rodzić konieczność dokonania w PFRON weryfikacji wskaźnika zatrudnienia (na potrzeby ulg, dofinansowań, zakładu pracy chronionej).
XI. Podsumowanie
Choć na pierwszy rzut oka przepisy mogą wydawać się skomplikowane, a wymogi niełatwe do wypełnienia, to przy wsparciu specjalisty od spraw kadrowych, biura rachunkowego, nie będzie to takie trudne. Korzyści płynące z omawianego zatrudnienia są przeogromne i mają wymiar nie tylko finansowy dla firmy pracodawcy, ale i pozytywny, pożądany efekt społeczny. I mogą stale rosnąć dla każdej ze stron wraz ze wzrostem zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami. Pracodawca, który zatrudnia niepełnosprawnych, oprócz wymiernych benefitów finansowych buduje pozytywny wizerunek swojej firmy na rynku pracy, poszerza też horyzonty na pozyskanie specjalistów w danej dziedzinie.
Autor: Agnieszka Stachurska, dyrektor operacyjna, Biuro rachunkowe Skarbiec Corporate Services, Grupa Skarbiec
