VAT kasowy

VAT kasowy to metoda rozliczeń, która pozwala na odprowadzenie podatku VAT dopiero w momencie otrzymania zapłaty za fakturę. Jest to korzystne rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy często wystawiają faktury z odroczonym terminem płatności.

Co ważne w przypadku otrzymania części zapłaty, obowiązek podatkowy powstaje wyłącznie w odniesieniu do tej części. Jednocześnie przy tej formie rozliczania podatku VAT również podatek VAT naliczony od zakupów jest rozliczany kasowo, a więc dopiero w momencie dokonania zapłaty. Metoda ta istnieje również w podatku PIT.

Czy VAT kasowy jest dla Ciebie?

Przedsiębiorca powinien rozważyć wybór VAT kasowego, jeśli:

• Regularnie wystawia faktury z odroczonym terminem płatności,
• Ma problemy z płynnością finansową w związku z regulowaniem należności z opóźnieniem przez kontrahentów,
• Spełnia kryteria małego podatnika Jest gotowy na prowadzenie dodatkowych ewidencji i monitorowanie terminów płatności.

Od zastosowania VAT kasowego dzielą Cię 3 kroki:

1. Sprawdź, czy spełniasz warunki: Zweryfikuj czy masz status małego podatnika.
2. Złóż odpowiednie dokumenty:
   • VAT kasowy: zgłoszenie na formularzu VAT-R.
3. Prowadź dokładną ewidencję: Monitoruj status płatności faktur i daty ich rozliczenia, aby uniknąć błędów.

VAT kasowy to narzędzie, które może znacznie ułatwić życie przedsiębiorcom, poprawiając ich płynność finansową i ograniczając ryzyko podatkowe. Jednakże, aby skutecznie korzystać z tego rozwiązania, konieczne jest spełnienie warunków formalnych oraz prowadzenie dodatkowej dokumentacji. Jeśli nie jesteś pewien, czy VAT kasowy jest dla Ciebie, warto skonsultować się z doradcą podatkowym lub profesjonalnym biurem księgowym, które pomoże podjąć optymalną decyzję dostosowaną do potrzeb i specyfiki danej działalności.

Napisz do nas – pomożemy Ci zweryfikować, które rozwiązania będą optymalne dla Twojego biznesu: https://ksiegowosc-scs.pl/kontakt/

Wybór/rezygnacja z kasowego VAT

Aby skorzystać z metody kasowej konieczne jest złożenie odpowiedniego zgłoszenia do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w terminie do końca miesiąca poprzedzającego okres, za który stosowana będzie metoda kasowa. Wybór stosowania metody kasowej należy zgłosić w aktualizacji VAT-R. Wybór metody kasowej powoduje obowiązek składania deklaracji podatkowych za okresy kwartalne.

Mały podatnik może zrezygnować z metody kasowej, jednak nie wcześniej niż po upływie 12 miesięcy, w których trakcie rozliczał się tą metodą, po uprzednim zawiadomieniu na piśmie naczelnika urzędu skarbowego, w terminie do końca kwartału, w którym stosował tę metodę.

Jak działa VAT kasowy?

Podstawowe zasady metody kasowej w VAT:

• kalkulacja VAT należnego i VAT do odliczenia zasadniczo od zapłaconych faktur (sprzedażowych i zakupowych);
• podatek VAT należny ujmowany jest w dacie zapłaty za fakturę przez nabywcę, a podatek VAT naliczony odliczany w dacie dokonania zapłaty za zakup.
• przesunięcie rozliczenia VAT na moment płatności;
• podatnicy stosujący rozliczenie kasowe rozliczają się w VAT za okresy kwartalne (rozliczenie kwartalne dostępne jest również dla podatników innych niż tych, którzy wybrali metodę kasową).
• rozliczenie kwartalne przesuwa zapłatę VAT do 25 dnia miesiąca następującego po kwartale. Podatnik zyskuje zatem czas na otrzymanie zapłaty zanim powstanie obowiązek rozliczenia VAT z urzędem skarbowym.
• ta metoda rozliczenia VAT nie stosuje się do podatników, którzy w danym kwartale lub w poprzedzających go 4 kwartałach dokonali dostawy towarów, o których mowa w załączniku nr 15 do ustawy o VAT (tzw. towary lub usługi wrażliwe), chyba że łączna wartość tych dostaw bez kwoty podatku nie przekroczyła, w żadnym miesiącu z tych okresów, kwoty 50 000 zł.

Dla kogo jest VAT kasowy?

VAT kasowy jest dostępny dla małych podatników, czyli przedsiębiorców, których wartość sprzedaży brutto (łącznie z VAT) w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła 2 milionów euro​.

Wymagania formalne w kasowym VAT

1. Adnotacja na fakturze: Faktury wystawiane przez podatnika stosującego metodę kasową muszą zawierać dopisek „metoda kasowa”.
2. Obowiązek prowadzenia ewidencji: Przedsiębiorca musi szczegółowo monitorować zapłatę za wystawione faktury oraz datę zapłaty za faktury zakupowe.

Zalety kasowego VAT

VAT kasowy jest narzędziem, które może znacząco poprawić płynność finansową firm. Ułatwia zarządzanie finansami przedsiębiorstwa, szczególnie w sytuacji, gdy terminy płatności kontrahentów są wydłużone. Chroni przed ryzykiem związanym z opóźnieniami w płatnościach klientów​. Wymaga jednak staranności w prowadzeniu ewidencji oraz świadomości obowiązujących ograniczeń. Jakie korzyści mogą wynikać ze stosowania tej metody dla przedsiębiorców.

1. Poprawa płynności finansowej: Przedsiębiorca płaci VAT dopiero po faktycznym otrzymaniu zapłaty od kontrahenta, co zmniejsza ryzyko konieczności pokrycia tego podatku z własnych środków​.
2. Ograniczenie ryzyka finansowego: Brak konieczności płacenia VAT za faktury, które nie zostały opłacone przez klientów​.

Ograniczenia VAT kasowego

Choć metoda kasowa oferują wiele korzyści, jej wdrożenie wymaga staranności i dyscypliny w prowadzeniu dokumentacji oraz monitorowaniu płatności. Te wymogi mogą być istotne dla przedsiębiorców, którzy nie korzystają z usług biura rachunkowego lub dedykowanego oprogramowania księgowego. Warto dokładnie rozważyć, czy korzyści przeważą nad wyzwaniami w danym przypadku.

1. Obowiązek rozliczenia VAT po 180 dniach: Jeśli kontrahent (nie będący jednak czynnym podatnikiem VAT np. konsument) nie ureguluje płatności w ciągu 180 dni, podatnik musi i tak rozliczyć VAT należny.
2. Konieczność prowadzenia ewidencji: Zwiększone wymagania administracyjne związane z monitorowaniem zapłaty.
3. Nie dotyczy dużych podatników: Metoda kasowa jest dostępna wyłącznie dla małych podatników​.

Kasowy VAT a ulga na złe długi w VAT

Mały podatnik rozliczający VAT metodą kasową może korzystać z ulgi na złe długi, gdy nabywcy towarów lub usług nie są podatnikami VAT czynnymi oraz nie otrzymał zapłaty przez 180 dni, licząc od dnia upływu terminu płatności określonego w umowie lub na fakturze i był zobowiązany rozliczyć należny VAT.

W przypadku sprzedaży/ świadczenia usług na rzecz podatników VAT czynnych podstawa opodatkowania oraz podatek należny są przez podatników rozliczających VAT metodą kasową rozpoznawane z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty. Stąd brak podstaw do stosowania ,,ulgi na złe długi”.

Przykłady rozliczeń kasowego VAT

Przykład 1: VAT Kasowy – Odprowadzanie VAT po zapłacie

Pani Katarzyna prowadzi małą firmę handlową i sprzedaje towar na rzecz innego przedsiębiorcy. W lutym 2025 roku wystawia fakturę na 12 300 zł (10 000 zł netto + 2 300 zł VAT), z terminem płatności 60 dni. Kontrahent reguluje płatność dopiero w maju 2025 roku.

• Tradycyjna metoda VAT:
  Pani Katarzyna musiałaby odprowadzić 2 300 zł VAT już za luty, mimo że nie otrzymała jeszcze pieniędzy.
• VAT Kasowy:
  Dzięki metodzie kasowej Pani Katarzyna wykaże przychód z tej dostawy w ewidencji VAT za maj 2025 r., po otrzymaniu zapłaty. Jeżeli z rozliczenia VAT za II kwartał będzie wynikać VAT do zapłaty – podatek od towarów i usług zapłaci do 25 lipca (brak konieczności finansowania podatku VAT z własnych środków w przypadku opóźnionych płatności).

Przykład 2: Monitorowanie ewidencji w VAT Kasowym

Pani Monika korzysta z metody kasowej w VAT. W ciągu miesiąca lutego wystawia kilka faktur na łączną kwotę 20 000 zł netto z różnymi terminami płatności. Gdyby nie metoda kasowa – VAT generalnie do ujęcia w ewidencji za luty.

Kontrahenci regulują jednak faktury nie w lutym, ale w różnych terminach:

• Faktura 1 (5 000 zł): zapłacona w marcu.
• Faktura 2 (10 000 zł): zapłacona w kwietniu.
• Faktura 3 (5 000 zł): brak płatności przez 180 dni.
• Rozliczenie VAT:

• • Pani Monika wykazuje VAT od Faktury 1 w ewidencji VAT za marzec (po otrzymaniu zapłaty). W związku z korzystaniem z kwartalnego rozliczenia – termin podatku VAT za ten okres to 25 kwietnia.
  • Pani Monika VAT od Faktury 2 wykazuje w ewidencji VAT za kwiecień. Jeśli za ten kwartał wystąpi VAT do zapłaty – podatek do zapłaty do 25 lipca.
  • W przypadku Faktury 3, mimo braku zapłaty, Pani Monika musi rozliczyć VAT w sierpniu, tj. po upływie 180 dni od daty wystawienia faktury – jeśli sprzedaż na rzecz nie podatnika VAT.

Autor: Biuro rachunkowe Skarbiec Corporate Services, ekspert w dziedzinie księgowości dla firm i outsourcingu kadrowo-płacowego. W ramach Grupy Kancelarii Prawnych Skarbiec oferuje doradztwo podatkowe dla przedsiębiorców